We gaan even terug in de tijd: op 8 december 2008 nam ik deel aan de persconferentie over de oprichting van de NWOW-coalitie, als vertegenwoordiger van één van de coalitieleden. We hadden een nobel doel: het vergaren en delen van inzichten en best practices over nieuwe vormen van (samen)werken. Thuiswerken maakte daar deel van uit. 4 jaar later is de coalitie ontbonden omdat we aanvoelden dat onze bijdrage te beperkt geworden was en de principes van andere vormen van werken, waaronder thuiswerken, voldoende gekend waren. Bekend was echter niet bemind.
Het duurde tot nu, door de komst van COVID-19 en de daarmee gepaarde lockdown, vooraleer we kunnen spreken van een echte omwenteling. Het verplichte thuis- en telewerken heeft ons gedwongen om het thema opnieuw vast te nemen. De best practices van toen en de bouwstenen van een dynamisch telethuiswerkbeleid zijn niet helemaal dezelfde meer. Hoewel, ik geef alvast mee welke vijf bouwstenen de grondvesten van zo’n beleid uitmaken. De eerste vier zijn gekend:
- Cultuur en leiderschap: het is belangrijk dat zo’n policy het verlengstuk is van uw visie, waarden en cultuur en dat alle leidinggevenden voldoende opgeleid en ondersteund worden om deze policy in praktijk om te zetten.
- Fysisch: op welke plekken kan/mag er op afstand gewerkt worden? Hoe zorgen we ervoor dat we elkaar – als teamleden – stimuleren om voldoende te bewegen? Is onze zithouding wel correct?
- Technisch: beschikt iedereen over het juiste materiaal: PC, bureaustoel, internetverbinding, telefonische bereikbaarheid, …? Is er technische ondersteuning voorzien?
- Contractueel: hoe zit het met mijn uurrooster? Wanneer moet ik beschikbaar zijn voor collega’s, klanten? Moet ik een kostenvergoeding betalen aan mijn medewerkers? Is thuis mijn domicilie of mag ik ook vanuit andere – door mezelf gekozen – plaatsen werken?
Ik wil er graag een vijfde bouwsteen aan toevoegen: de mentale verbinding (op afstand) en het opbouwen van een individuele én gemeenschappelijke veerkracht: werken op afstand leidt tot minder fysisch sociaal contact met teamgenoten: hoe zorg je ervoor dat dit contact behouden blijft? Hoe maak ik het onderscheid tussen “thuis” en “werk” als het over dezelfde locatie gaat? Ik maak elke morgen een korte wandeling van 10 minuten: ik vertrek van thuis en kom – na een rondje in de wijk – toe op mijn werk. Het is nochtans dezelfde deur waar ik buiten en terug binnen stap, maar het maakt een wereld van verschil om aan de werkdag te starten.
Een belangrijk element om dit beleid succesvol te maken is het participatief karakter en de cadans van verandering. Ga op regelmatige basis in gesprek met de thuiswerkers en hou de vinger aan de pols via de leidinggevenden. Op die manier kom je vanzelf te weten wat er werkt en wat er eventueel zou moeten aangepast worden.
Indien u een verbetertraject ivm telethuiswerken wil invoeren als gevolg van de Coronacrisis heeft u recht op een subsidie via de werkbaarheidscheques. Ik ben erkend als dienstverlener met kwaliteitsregistratie Werk en Economie (Vlaanderen) op naam van mijn vennootschap Sense&Act. (lees hier meer over).
Veel succes alvast en als ik jou kan helpen, neem gerust contact op.
